Prazo para guarda de documentos trabalhistas

As empresas de todos os tamanhos geram documentos todos os dias que, eventualmente, se acumulam e formam pilhas e mais pilhas de papel.

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As empresas de todos os tamanhos geram documentos todos os dias, que se acumulam e formam pilhas de papel. A guarda de documentos feita dentro da empresa de forma desorganizada traz como consequência uma baixa na produtividade, visto que o tempo de trabalho dos funcionários é revertido na localização dos arquivos.

O método traz riscos que podem representar um enorme prejuízo paras as empresas. Exemplos recorrentes são a degradação natural, perda de documentos e o extravio de documentos. Os três casos são extremamente gravissímos.

Documentos trabalhistas estão entre os mais importantes da empresa e, portanto, precisam ser bem protegidos. Considerando a relevância, é comum se deparar com algumas dúvidas, como: por quanto tempo eu devo fazer a guarda dos documentos trabalhistas? Todos os documentos precisam ser guardados pelo mesmo período de tempo?

Para acabar com essas dúvidas, trouxemos nesta publicação uma lista com os prazos para a guarda de documentos trabalhistas. Veja abaixo a publicação:

• Acordo de compensação e prorrogação de horas - 5 anos
• Comprovante de adiantamento salarial - 5 anos
• Aviso prévio - 5 anos
• Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) - 20 anos após o desligamento
• Autorização de descontos - 5 anos
• Pedido de demissão - 5 anos
• Cadastro Geral de Empregados e Desempregados  (CAGED) - 5 anos a partir do envio
• Contrato de trabalho - Indeterminado
• Folha de pagamento - 5 anos
• Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA) - 5 anos
• Controle de Ponto - 5 anos
• Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) - 30 anos
• Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF) - 30 anos
• Mapa de Avaliação Anual (SESMT) - 5 anos
• Fichas de registro de empregados - Indeterminado
• Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA)  - 20 anos
• Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO) - 20 anos
• Recibo de pagamento de salário, férias, e 13º -  5 anos
• Recibo de pagamento do abono pecuniário - 5 anos
• Recibo de entrega, relatório impresso ou cópia dos arquivos da RAIS - 5 anos
• Vale-transporte – recibo e documentos - 5 anos
• Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho (TRCT) - 5 anos
• Seguro desemprego (comunicação de dispensa e requerimento) - 5 anos

É  muito importante ressaltar, que mesmo sabendo do prazo para a guarda de documentos trabalhistas, a recomendação é terceirizar a guarda. Contar com uma empresa especializada para cuidar de seus documentos é a melhor opção pois só ela possui o espaço preparado para a preservação dos arquivos, funcionários qualificados e segurança garantida.

A PortalCert - Arquivos e Certificação Digital,  atua no mercado há 7 anos e é autoridade no assunto, para guarda física de documentos, digitalização e emissão de certificados digitais.

Estaremos sempre a disposição para responder qualquer dúvida! Entre em contato e solicite um orçamento no contato (99) 98415-3990.